Algemene informatie

Inschrijfformulier: (voor nieuwe leden)

Om u aan te melden gebruiken wij een standaard inschrijfformulier.

Het formulier bevat informatie die wij nodig hebben om de aanmelding bij de verenging en bij het NHV in goede banen te leiden. Het formulier bevat meer vragen dan die strikt noodzakelijk zijn voor het uit voeren van onze taak als bestuur. De noodzakelijke informatie is voorzien van een * teken, de overige informatie kan op vrijwillige basis worden ingevuld.

Indien u de vragen volledig invult geeft u ons toestemming om deze binnen de vereniging te gebruiken.

Pasfoto:

Wij vernieuwen met enige regelmaat de aangeleverde pasfoto. Een pasfoto is noodzakelijk voor de spelerspas en zo identificatie van de speler (voor scheidsrechter) mogelijk te maken.  De pasfoto zal worden gescand en worden geüpload naar sportlink. Na goedkeuring door het NHV, de speler wordt geaccepteerd en spelerspas is aangemaakt, zal de originele pasfoto worden vernietigd door het secretariaat.

Op dit moment zijn we nog in overleg over het opstellen van een verwerkersovereenkomst met het NHV.

Coaches-trainers- bestuur

Personen die direct te maken hebben met persoonsgegevens dienen een geheimhoudingsverklaring te tekenen bij de acceptatie van hun taak. Voor de overtreding van de geheimhouding is per incident een boete opgenomen.

Bewaartermijn overige gegevens

Wij hanteren als vereniging een maximale bewaartermijn van 2 seizoenen. Concreet houdt dit in dat alle persoonlijke informatie, denk aan sportlink (systeem bond) papieren inschrijfformulier, machtiging , mail- en briefverkeer, 2 seizoenen na het seizoen waarin het lidmaatschap is beëindigd, zal worden verwijderd door de geautoriseerde bestuursleden.

Voor financiële informatie geldt een wettelijke bewaarplicht. Deze termijn zal door de vereniging worden gerespecteerd.

U kunt bij de vereniging navraag doen of de informatie daadwerkelijk is verwijderd.

Specifieke aangelegenheden

App en mail gebruik

Om de communicatie goed te kunnen verzorgen maken wij binnen de vereniging gebruik van teamapps en van een mailgroep. Bij het gebruik van de e-mail worden de adressen in de BCC vermeldt, zodat u eigen e-mail adres niet zichtbaar is.

Echter, om praktische redenen is het de gewoonte om mailadressen en telefoonnummers te delen met de coaches, trainers en de teamgenoten. Mocht u bewaar hebben tegen deze handelswijze dan kunt u dit op bijgevoegd informatieformulier kenbaar maken.

Verenigingsnieuws

Via de nieuwsbrief, programmaboekje, mails, trachten wij als bestuur u van relevante informatie te voorzien. Met onze sponsoren hebben wij afgesproken hun logo’s te vermelden op de correspondentie die wij binnen de vereniging versturen. Deze vorm van direct-marketing is binnen de wettelijke kaders van de AVG niet toegestaan, tenzij er sprake is van toestemming van de leden.

Publiciteit

Tot op heden werden er regelmatig artikelen geplaatst in (regionale) bladen en op Social Media. Denk aan de wedstrijdverslagen in de peel en maas, op Facebook en bijvoorbeeld de teamfoto’s op onze website. Voor ons is van belang dat u toestemming geeft voor het publiceren van foto’s en artikelen waar uw kind mogelijk is gefotografeerd, dan wel in het artikel wordt genoemd.

Wij hebben als bijlage een antwoordenformulier opgenomen waarop u eventuele bezwaren kenbaar kunt maken. Wij dit formulier graag getekend retour ontvangen via het e-mailadres:  algemeen@hvmanual.nl

Via deze link kunt u het antwoordenformulier downloaden